Frequently Asked Questions (FAQ) - Access

 

Ein Startformular für eine Access-Datenbank festlegen
in Formular in einen Bericht umwandeln
Kontextmenüs deaktivieren
Formularvorlagen definieren
Filter mit mehreren Kriterien komfortabel definieren
Feldinhalte automatisch aus dem vorherigen Datensatz übernehmen
Bestimmte Aktionen bei jedem Datenbankstart automatisch ausführen
Datenbank schützen mit Kennwort
Access für Controller

 

Ein Startformular für eine Access-Datenbank festlegen

Frage: Ich möchte, dass beim öffnen meiner ACCESS-Datenbank nicht das normale Datenbankfenster erscheint, sondern ein bestimmtes Formular. Geht das nur mit einem Makro oder VBA?

Antwort: Das Einblenden beim öffnen einer ACCESS-Datenbank läßt sich auch ohne Makro oder VBA steuern. Wählen Sie Extras > Start und legen anschließend über das Kombinationsfeld Formular anzeigen das Formular aus, das beim öffnen Ihrer Datenbank angezeigt werden soll.

Tip!
Wenn Sie die Anzeige des normalen Datenbankfensters beim öffnen der Datenbank verhindern wollen, deaktivieren Sie im gleichen Dialogfenster die Option Datenbankfenster anzeigen.

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Ein Formular in einen Bericht umwandeln

Frage: Das Aussehen meiner Formularausdrucke entspricht nicht immer meinen Bedürfnissen, für die Anzeige am Bildschirm sind sie aber optimal. Ich habe mal gehört, dass man ein Formular in einen Bericht umwandeln kann.

Antwort: Um ein Formular in einen Bericht umzuwandeln, speichern Sie das Formular einfach als Bericht. Markieren Sie dazu das gewünschte Formular im Datenbankfenster und wählen über das Kontextmenü den Befehl Speichern unter. Vergeben Sie einen Namen und wählen die Speicheroption Als Bericht.

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Kontextmenüs deaktivieren

Frage: Ich möchte in meiner ACCESS-Datenbank, mit der auch andere arbeiten, die Kontextmenüs deaktivieren. Geht das?

Antwort: ACCESS stellt eine Möglichkeit zur Deaktivierung von Kontextmenüs für die komplette Datenbank zur Verfügung. Wählen Sie Extras > Start und deaktivieren die Option Standard-Kontextmenüs Zugelassen.

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Formularvorlagen definieren

Frage: Beim Entwurf von verschiedenen Formularen muß ich oft die gleichen Formatierungen immer wieder vornehmen. Kann man in ACCESS für Formulare Standardeigenschaften festlegen?

Antwort: Neue Formulare werden von ACCESS standardmäßig mit vordefinierten Eigenschaften versehen. Um beim Neuanlegen von Formularen Entwurfsarbeit zu sparen, sollte man ein Formular mit häufig benutzten Eigenschaften als Vorlage abspeichern. Mit dem Menübefehl Extras > Optionen können Sie Formularvorlagen festlegen, deren Formatierungseigenschaften als Vorlage für neue Formulare übernommen werden. Klicken Sie in der Registerleiste auf Formulare/Berichte und geben Sie in das Feld Formularvorlage den Namen des Formulars ein, dessen Eigenschaften in neue Formulare als Vorgabe übernommen werden sollen.

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Filter mit mehreren Kriterien komfortabel definieren

Frage: Wie kann ich Daten einer Tabelle oder eines Formulars schnell nach mehreren Kriterien filtern?

Antwort:

  1. Klicken Sie auf das Symbol für Formularbasierter Filter. Das Datenblatt besteht anschließend nur aus einer Zeile mit Kombinationsfeldern, in denen jeweils alle Inhalte einer Spalte angezeigt sind.
  2. 2. Sie können entweder Werte aus den Kombinationsfeldern als Kriterien auswählen oder - ähnlich wie bei Abfragen - beliebige Kriterien eintragen. Die Kriterien können Vergleichsoperatoren, logische Operatoren oder auch Ausdrücke mit Platzhalterzeichen enthalten.
  3. Alle Kriterien in einer Zeile werden als UND-Kriterien interpretiert. Wollen Sie ODER-Kriterien erstellen, klicken in der Registerleiste auf ODER. Es wird dann eine neue leere Zeile angezeigt, in die Sie dann die ODER-Kriterien eingeben können.
  4. über das Symbol Filter/Sortierung starten Sie den Filtervorgang
  5. Wenn Sie das Symbol Filter Entfernen anklicken, werden wieder alle Datensätze angezeigt.

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Feldinhalte automatisch aus dem vorherigen Datensatz übernehmen

Frage: Bei der Dateneingabe finde ich es sehr lästig, dass ich oft Daten erneut eingeben muß, die ich auch schon beim vorherigen Datensatz eingegeben habe, z.B. die Kostenstellen, Artikelnummern etc.. Gibt es hier keine Möglichkeit, die Daten automatisch aus dem vorherigen Datensatz zu übernehmen?

Antwort: Gibt es! Aktivieren Sie das entsprechende Feld des neuen Datensatzes und drücken die Tastaturkombination Strg+#.

Tip!
Tagesdatum eingeben auf Knopfdruck! Wenn Sie häufiger das Tagesdatum eingeben müssen, benutzen Sie dazu die Tastaturkombination Strg + Umschalttaste + Komma.

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Bestimmte Aktionen bei jedem Datenbankstart automatisch ausführen

Frage: Wie kann ich erreichen, daß ACCESS bestimmte Befehle bei jedem Start der Datenbank automatisch ausführt.

Antwort: Erstellen Sie zunächst ein Makro, dass alle beim Start auszuführenden Befehle enthält. Sie können alle Befehle verwenden, die der Makro-Editor zur Verfügung stellt. Der Trick besteht nun darin, dass Sie diesem Makro den Namen AUTOEXEC geben.
Ein Makro mit diesem Namen wird bei jedem Start der Datenbank automatisch ausgeführt. Auf diese Weise können Sie z.B. ein individuelles Hauptmenü einblenden oder Symbolleisten oder Menüzeilen ein- bzw. ausblenden.

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Datenbank schützen mit Kennwort

Frage: Wie kann ich meine Datenbank gegen fremden Zugriff schützen?

Antwort: ACCESS verfügt über sehr umfangreiche Möglichkeiten zum Schutz einer Datenbank. Das Schutzsystem läßt sich sehr differenziert einsetzen, ist jedoch auch dementsprechend kompliziert. Wenn Sie jedoch lediglich einen einfachen Schutz für Ihre Datenbank benötigen, weisen Sie der Datenbank einfach ein Datenbankkennwort zu. Wählen Sie Extras > Datenbankkennwort zuweisen und geben dann das Kennwort ein. Beim nächsten Start der Datenbank werden Sie dann zur Eingabe des Kennworts aufgefordert.

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Access für Controller

Frage: Gibt es spezielle Access-Seminare für Controller?

Antwort: Wir führen seit mehreren Jahren mit grossem Erfolg spezielle Access-Seminare für Controller durch. Klicken Sie entweder im Menü auf Seminare oder auf den nachstehenden Link, um mehr zu erfahren.

 

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