Frequently Asked Questions (FAQ) - Excel

 

Benutzerdefinierte Tabellenvorlage
Formeln schnell nach unten kopieren
Alle Blätter einer Arbeitsmappe schützen
Datenbereiche komfortabel markieren
Formeln anzeigen und ausdrucken
Datenbereiche gleichzeitig horizontal und vertikal aufaddieren
Texte in Zahlen umwandeln



Benutzerdefinierte Tabellenvorlage

Frage: Wenn ich eine neue Tabelle in eine Arbeitsmappe einfüge, muß ich oft Kopf- und Fusszeilen und viele andere Einstellungen immer wieder erneut ändern.
Kann man diese Einstellungen nicht irgendwie als Standardvorlage speichen?

Antwort: Wenn Sie eine neue Tabelle einfügen, verwendet Excel immer eine (intern) gespeicherte Vorlage, die in der Regel nicht die gewünschten Einstellungen enthält.
Um das Problem zu lösen, haben Sie die Möglichkeit eine Muster-Tabellenvorlage zu erstellen:

Die so erstellte Mustervorlage wird von Excel ab diesem Zeitpunkt automatisch beim Einfügen eines Tabellenblattes (z. B. bei Verwendung des Menübefehles Einfügen/Tabelle bzw. Einfügen/Tabellenblatt) verwendet.

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Formeln schnell nach unten kopieren

Frage: Ich möchte in einer Auswertung mit hunderten von Beträgen in jeder Zeile die gleiche Berechnung durchführen, z.B. Istwerte - Planwerte. Wie kann ich die Formel aus der obersten Zelle schnell in die darunterliegenden Zellen kopieren? Die Kopiermöglichkeit durch Ziehen des Ausfüllkästchens ist mir bekannt, aber vielleicht geht es ja einfacher?

Antwort: Durch Ziehen mit dem Ausfüllkästchen den richtigen Bereich zu erfassen, ist bei grossen Bereichen gar nicht so einfach. Aber hinter dem Ausfüllkästchen, das sich in der rechten unteren Ecke des Zellzeigers befindet, versteckt sich eine sehr praktische Möglichkeit, das Kopieren nach unten schnell und einfach zu erledigen. Nachdem Sie den Zellzeiger z. B. in die Zelle D2 gestellt haben, genügt ein Doppelklick auf das Ausfüllkästchen und schon hat Excel die Formel so weit nach unten kopiert als sich Daten in den Nachbarzellen befinden. Eventuelle Summenformeln werden beim Kopieren nicht überschrieben.

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Alle Blätter einer Arbeitsmappe schützen

Frage: Ich möchte gerne alle Blätter einer Arbeitsmappe schützen (Extras / Schutz / Blatt schützen). Leider funktioniert das aber weder mit dem Menübefehl Arbeitsmappe schützen noch mit vorherigem Markieren aller Blätter. Muss man wirklich für jedes Blatt den Blattschutz einzeln einrichten?

Antwort:

Es gibt tatsächlich in Excel keine Möglichkeit, alle Blätter einer Arbeitsmappe auf einmal zu schützen bzw. den Schutz dann später wieder aufzuheben (Ausnahme: mit einer VBA-Prozedur). Der Menübefehl Extras / Schutz / Arbeitsmappe schützen hat leider nichts mit dem Blattschutz zu tun, sondern ermöglicht "lediglich" den Schutz der Arbeitsmappen-Strukur (Ein- und Ausblenden, Einfügen, Umbenennen und Löschen von Blättern). Ein Markieren von mehreren Blättern (Gruppenmodus) - durch Anklicken bei gedrückter Steuerungstaste bzw. Umschalttaste - führt auch nicht zum gewünschten Erfolg, weil in Excel viele Befehle auf diese Mehrfachmarkierung keine Rücksicht nehmen bzw. dann erst gar nicht zur Verfügung stehen. Der Blattschutz-Befehl läßt sich leider auch nicht für mehrere Arbeitsblätter gleichzeitig einschalten. Die einzige Möglichkeit, für alle Blätter einer Arbeitsmappe gleichzeitig den Blattschutz zu aktivieren, ist ein VBA-Makro.

So erstellen das erforderliche Makro:

  1. Wählen Sie den Befehl Extras / Makro / Visual Basic-Editor (oder Alt + F11)
  2. Wählen Sie im Visual Basic-Editor den Befehl Einfügen / Modul.
  3. Geben Sie in das neue Modulfenster folgenden VBA-Code ein:
    Sub AlleBlaetterSchuetzen()
    For Each Blatt _
    In ActiveWorkbook.Sheets
    Blatt.Protect _
    DrawingObjects:=True, _
    Contents:=True, _
    Scenarios:=True
    Next
    End Sub

    Sub AlleBlaetterSchutzEntfernen()
    For Each Blatt _
    In ActiveWorkbook.Sheets
    Blatt.Unprotect
    Next
    End Sub

Erläuterungen:

TIPP: Mehr über Makros und VBA (Visual Basic) erfahren Sie in unserem Profiseminar "Excel-Makroprogrammierung / VBA für Controller".

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Datenbereiche komfortabel markieren

Frage: Ich muß oft große Datenbereich markieren. Das Markieren von großen Bereichen mit der Maus finde ich nicht besonders komfortabel. Mal ist zuviel markiert, mal zu wenig. Gibt es eine Möglichkeit - vielleicht über Tastatur - das Markieren etwas eleganter hinzubekommen?

Antwort: EXCEL stellt glücklicherweise Möglichkeiten zur Verfügung, mit denen man ganz gut auch größere Datenbereiche komfortabel markieren kann.

Die Möglichkeiten im überblick:
Zunächst stellen Sie den Zellcursor auf die obere linke Zelle des Bereichs, den Sie markieren wollen und dann erweitern Sie den Markierungsbereich bei gedrückter Umschalt-/Hochstelltaste durch Betätigen der Richtungstasten oder Bild-Tasten.

Alternative:
Drücken Sie einmal die F8 Taste, lassen diese los und markieren dann ebenfalls mit Richtungstasten oder Bildtasten.

Wenn Sie einen sehr großen, zusammenhängenden Datenbereich markieren wollen, wählen Sie Bearbeiten >GeheZu >Inhalte >AktuellerBereich.

Effizienter:
Die Tastenkombination Strg-Taste und *.

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Formeln anzeigen und ausdrucken

Frage: Für Kontrollzwecke würde ich mir gern alle in einer Tabelle verwendeten Formeln ansehen, ohne auf alle Zellen gehen zu müssen, die Formeln enthalten. Noch besser wäre es, wenn ich mir die Tabelle mit den Formeln ausdrucken lassen könnte.

Antwort: Durch Drücken der Tastenkombination (Strg)+# wechselt EXCEL von der Normalansicht in die Formelansicht. Diese Tabelle mit den Formeln können Sie wie eine normale EXCEL-Tabelle ausdrucken.

Tipp!
So wird der Ausdruck der Formelliste aussagefähiger!
Drucken Sie die Formelliste mit Zeilen- und Spaltenköpfen. Wählen Sie dazu >Datei >Seite einrichten > Tabelle > Zeilen- und Spaltenköpfe. Anschließend drucken Sie die Liste aus.

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Datenbereiche gleichzeitig horizontal und vertikal aufaddieren

Frage: Ich muß häufig Datenbereiche (Matrizen) sowohl horizontal wie auch vertikal aufaddieren. Dazu gebe ich zunächst eine Formel ein, die die Daten vertikal addiert und kopiere sie anschließend in die Zellen, wo ebenfalls eine entsprechende Summenbildung erfolgen soll. Anschließend mache ich das Gleiche, damit die Daten horizontal aufaddiert werden. Gibt es hier ein einfacheres Verfahren?

Antwort: Ja, EXCEL stellt hierfür eine sehr komfortable Lösung zu Verfügung.

  1. Markieren Sie den Datenbereich, der horizontal und vertikal aufsummiert werden soll einschließlich der Zellen, wo die gebildeten Summen erscheinen sollen (diese müssen leer sein).
  2. Diese Zellen können sich direkt unterhalb und neben den aufzusummierenden Daten befinden, können aber auch Leerzellen enthalten.
  3. Klicken Sie auf das Summensymbol.
  4. Schon alles!

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Texte in Zahlen umwandeln

Frage: Ich habe Daten nach Excel importiert. Hierbei tritt das Problem auf, dass die Zahlen von Excel nicht als Zahlen, sondern als Text erkannt werden. Diese Daten kann ich in EXCEL nicht weiterverarbeiten. Daher möchte ich die Textdaten in Zahlen umwandeln. Ich habe die Daten jetzt im Zahlenformat formatiert. Trotzdem gibt es mit der Weiterverarbeitung immer noch Probleme.

Antwort:

  1. Schreiben Sie in eine leere Zelle die Zahl 1 und wählen den Befehl Kopieren
  2. Markieren Sie den Bereich, der in Zahlen umgewandelt werden soll
  3. Wählen Sie nun den Befehl Inhalte Einfügen --> Multiplizieren und bestätigen mit OK. Hierdurch werden alle Werte mit der Zahl 1 aus der Zwischenablage multipliziert, was dazu führt, dass alle Zahlen auch als solche erkannt werden.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Bereich zu markieren, der in Zahlen umgewandelt werden soll und anschließend den Befehl Text in Spalten aus dem Menü Daten aufzurufen. Anschließend klicken Sie zweimal auf Weiter und abschließend auf Ende.

Seit Excel 2003 gibt es auch einen neuen Befehl: Text in Zahlen umwandeln.

 

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